Les frais professionnels sont des dépenses engagées par des personnes physiques pour les besoins d’une activité professionnelle. Ces frais doivent donc être pris en charge et remboursés par l’entreprise. Les documents justificatifs sont appelés notes de frais.

Quel type de frais professionnels ?

Toutes les dépenses ne peuvent faire l’objet d’un remboursement. Ainsi, seuls les frais professionnels liés à des dépenses réalisées dans l’intérêt unique de l’entreprise, peuvent être remboursés. Le salarié qui présente sa note de frais doit nécessairement disposer du justificatif pour chaque dépense afin d’être remboursé. De nombreuses jurisprudences ont établi les limites de prise en charge des frais. Par exemple, les blouses et chaussures de sécurité peuvent être remboursées, mais pas les costumes. En effet, ces derniers pouvant être utilisés dans le cadre privé, sont à la charge des salariés ou des gérants. D’autres règles en matière de remboursement des frais de restauration et d’hébergement sont à connaître.

Quel type de remboursement ?

Il existe deux types de remboursement possibles correspondant aux frais de logement, de repas et de déplacement. Dans le premier cas, le remboursement est forfaitaire. Calculées sur une base URSSAF, les indemnités forfaitaires permettent de prendre en charge tous les frais sans avoir à fournir de justificatifs. Ce système est pratique mais ne permet pas le remboursement de frais supplémentaires considérés comme des avantages en nature. Dans le deuxième cas, il s’agit du remboursement des frais réels. L’employé ou le chef d’entreprise doit alors prouver, à l’aide des justificatifs, que les dépenses ont été réalisées dans le cadre strict de l’entreprise. Seuls la jurisprudence et le droit fiscal viennent limiter les montants et la nature des dépenses engagées.

Les frais kilométriques

Tout salarié ou chef d’entreprise peut prétendre à un remboursement de ses frais kilométriques relatifs à l’usage d’un véhicule personnel lors de déplacements professionnels au départ de l’entreprise. Le barème déterminé par l’administration fiscale prend en charge l’usure du véhicule, le carburant, l’assurance et fournit un montant par kilomètre en fonction de la puissance fiscale du véhicule utilisé. Toutefois, ce barème ne comprend pas les péages et les parkings qui sont à ajouter dans une note de frais. Sachez qu’il est également possible de percevoir des indemnités kilométriques pour vos déplacements à vélo. Votre employeur peut fixer un barème de remboursement jusqu’à 25 centimes par kilomètre !